Entre os novos documentos que o sistema de nota fiscal gera, está o DANFE nota fiscal. Ele é de extrema importância, em especial, para as vendas de mercadorias que devem ser transportadas até o consumidor. E se você deseja entender mais a seu respeito, continue lendo este artigo.
Nos tópicos a seguir, confia as principais informações:
- O que é DANFE nota fiscal
- Para que serve o documento
- Informações presentes no documento
- Entenda a composição da chave de acesso
- Como emitir e consultar DANFE
O que é DANFE nota fiscal
O DANFE é o chamado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de uma forma mais simples de representar a Nota Fiscal Eletrônica ou NFe. No entanto, é importante entender que ela não é a mesma coisa que a nota fiscal.
E da mesma forma nem a substitui. Ou seja, somente faz com que os dados da compra para o consumidor sejam acessados de modo mais prático. Além disso, o DANFE nota fiscal serve para regularizar a circulação das mercadorias.
Isso é possível porque o documento segue junto com o produto quando ele é transportado até o endereço do cliente. Desse modo, em caso de fiscalização, a empresa responsável pelo transporte deve apresentá-lo.
Esse procedimento é uma forma de garantir que a mercadoria foi comercializada de maneira legal. Para tanto, é preciso imprimir DANFE e deixá-lo junto ao produto. Outro motivo para existir esse documento é que ele permite consultar nota fiscal pela chave de acesso.
Essa chave consiste em um código número, com o qual é possível consultar NFe completa de maneira online. Assim, quem recebe a mercadoria pode conferir os demais dados da nota fiscal, de um jeito simples e prático.
Para que serve o documento
Além de permitir que o consumidor veja o XML NFe, o DANFE oferece segurança para o transporte de produtos. Hoje em dia, ele é amplamente utilizado pelo comércio virtual, uma vez que nesse tipo de venda o cliente recebe os itens que adquiriu no seu endereço.
E como já dito, por mais que esse documento pareça uma nota fiscal, não é. Para o consumidor final, ambos podem ser muito semelhantes. Mas não é para a Receita Federal. Dessa maneira, é urgente que as empresas que precisam emitir DANFE o façam da forma correta.
Outra utilidade do documento é no sentido da empresa que vende o produto colher a assinatura do cliente no momento da entrega. Ou seja, é uma forma de ter a certeza que o item chegou ao seu destino com sucesso. Nesse caso, entretanto, ele não permanece com o consumidor.
Por isso, é comum também que a loja envie a nota fiscal para o e-mail do cliente antes mesmo da mercadoria sair para entrega. Mais uma vantagem do seu uso é que consiste em um documento importante para a escrituração contábil.
Para tanto, é recomendado que ele seja armazenado por cinco anos. Esse é o mesmo prazo para demais documentos fiscais. Assim, ele permanece acessível no caso do fisco solicitar a sua apresentação.
Informações presentes no documento
Não é só a chave de acesso à NFe completa que o DANFE nota fiscal simplificado deve apresentar. Existem demais informações. Veja quais são a seguir:
- Dados do destinatário, incluindo nome, endereço, telefone e CNPJ ou CPF;
- Dados do emissor, incluindo razão social, inscrição estadual e CNPJ;
- Dados da empresa de transpores, inclusive, razão social, inscrição estadual, CNPJ e placa do veículo;
- Preço da mercadoria, bem como do frete, além de valor dos impostos que incidem sobre a mesma;
- Códigos: CFOP, CST e NCM da mercadoria;
- Chave de acesso, que conta com 44 dígitos numéricos;
- Código de barra, que torna mais prática a leitura da chave de acesso;
- Data e horário de saída, ou seja, o momento que o produto saiu da distribuidora. Se esse dado não constar, entende-se que é o mesmo da emissão do documento.
E claro, no cabeçalho do documento, deve constar a palavra DANFE. Além disso, como ocorrem com os demais documentos fiscais, o seu layout é padronizado.
Por isso, é essencial que a empresa tenha cuidado na hora de gerar DANFE online. Afinal, é preciso fazer uso de um emissor adequado, que atenda os requisitos da Receita Federal.
Entenda a composição da chave de acesso
Já que um dos principais objetivos do DANFE é dar acesso à nota fiscal por meio da chave de acesso, vale a pena entender como é formado esse código. Veja a seguir o que significa cada um dos seus dígitos.
- Os dois primeiros números referem-se ao código do estado do emissor do documento;
- Próximos quatro dígitos são o ano e o mês da emissão da nota fiscal;
- 14 dígitos seguintes são o CNPJ da empresa que emite a nota fiscal;
- Outros dois dígitos indicam o modelo da NFe;
- Próximos três números refletem a série da NFe;
- Nove dígitos seguintes consiste no número da nota fiscal;
- Nove dígitos posteriores indicam o código da nota fiscal, que é gerado pelo sistema;
- Último número é o dígito verificador.
Como emitir e consultar DANFE nota fiscal
Mas como gerar DANFE nota fiscal? Para quem já está acostumado a emitir os documentos fiscais de modo online é bastante simples. O primeiro passo é usar o emissor, sendo que deve ser o mesmo usado para gerar a nota fiscal eletrônica.
Assim, são menores os riscos que ocorrer divergências. Depois, é preciso selecionar a nota fiscal relativa ao DANFE que se quer gerar. Vale lembrar que a empresa só pode gerar esse documento depois que tiver o arquivo XML NFe validado pelo governo.
Afinal, isso indica que a nota fiscal foi emitida com sucesso e que os trâmites posteriores podem ter seguimento. Com isso, já se obtém o DANFE, que pode ser impresso para ser transportado com a mercadoria.
Além disso, para determinadas situações, é possível usar DANFE online. Nesse caso, ele pode ser encaminhado por e-mail para o seu destinatário. Outra opção que, em geral, os emissores possuem é a de salvar o documento no computador.
Essa opção facilita o trabalho, pois como é adequado guardar o documento por cinco anos, nesse momento, já é possível garantir o procedimento. Também é importante saber como consultar DANFE nota fiscal, o que pode ser necessário em certas ocasiões.
Entre elas, se houver a perda do DANFE. Então, é preciso apenas acessar o Portal da Nota Fiscal eletrônica. Ou mesmo o site da Sefaz do estado responsável pela emissão do documento.
Cada Sefaz pode ter o seu visual próprio. Mas em geral, basta procurar no menu a opção correspondente e digitar a chave de acesso. No entanto, consultar o DANFE só é possível em até 180 dias da sua data de emissão.
Após esse período, o interessado consegue ter acesso a uma versão reduzida. Nela, constam o número, a data de emissão, o CNPJ do emissor e do destinatário, bem como o valor da compra.
