O mundo se torna cada vez mais digital. Nesse contexto, oferece muitas vantagens para as empresas. Isso é uma realidade para negócios de todos os setores e portes. Entre os benefícios, se destaca a gestão de documentos digitalizados.
Ou seja, organizar os documentos eletrônicos de modo eficiente. Assim, além de armazenados de forma segura se tornam mais fáceis de serem consultados. Essa atitude gera economia, contribui com o meio ambiente e oferece dinamismo para a rotina empresarial.
Ficou interessado no assunto e quer saber mais? Então, continue lendo este artigo. Nos tópicos a seguir, você encontra muitas informações e dicas. Inclusive, vantagens e como fazer a gestão documental.
•O que é a gestão de documentos digitalizados
•Porque investir na gestão de arquivos
•Como fazer a gestão de arquivos e documentos
•Dicas para a gestão documental
O que é a gestão de documentos digitalizados
A gestão digital de documentos consiste em transformar os documentos em arquivos digitais. Desse modo, eles podem ser guardados de maneira virtual. Ou seja, no computador. Hoje em dia, muitos documentos já são digitais.
Isso facilita bastante o trabalho de gestão. Assim, cabe ao responsável apenas armazená-los de modo apropriado. Exemplos são as notas fiscais eletrônicas e os demais documentos virtuais que surgiram com o novo sistema.
Nesse contexto, é possível citar a nota fiscal eletrônica de serviços, DANFE, CTe e muitos outros. Além disso, o gerenciamento de arquivos digitais engloba escolher um sistema que facilite a consulta dos mesmos.
Assim, na hora de procurar por um documento não é preciso gastar tempo demais até encontrá-lo. Mas para que isso seja possível, é essencial que eles sejam devidamente categorizados. Seja por data de emissão, seja por assunto e demais categorias.
Vale lembrar que grande parte dos documentos empresariais devem ser armazenados por cinco anos. Ao longo desse período, é normal que se acumule um grande volume deles. Mas com um gerenciador de documentos não é preciso haver espaço físico para guardá-los.
Porque investir na gestão de arquivos
Além do que já foi dito, a gestão de documentos digitalizados consiste em uma atitude que previne diferentes riscos. Entre eles, a possibilidade de ficaram pouco legíveis. Afinal, de acordo com as condições climáticas da onde forem guardados, é possível que se deteriorem com o passar do tempo.
Saiba que não é somente a incidência solar que pode danificá-los. Mas também o excesso de iluminação e de umidade. Sem contar que, se os documentos ficarem em caixas de papelão em uma sala fechada, é um convite para o aparecimento de roedores, insetos e outros seres indesejáveis.
E claro, até mesmo pessoas descuidadas podem prejudicar a situação dos papéis. Seja ao manuseá-los de forma inadequada seja ao derramar líquidos. A falta de um gerenciamento eletrônico de documentos aumenta até o risco de segurança.
Isso pode acontecer quando eles são armazenados sem os cuidados necessários. Assim, ficam sujeitos a terceiros que podem acessar documentos sigilos. Da mesma forma, os documentos podem ser perdidos, bem como haver o vazamento de dados.
Dito isso, vale a pena destacar as vantagens da gestão de documentos digitais. Entre eles, está permitir que apenas pessoas autorizadas possam consultar certos arquivos. A equipe também se torna mais produtiva, pois não perde tempo guardando e pesquisando documentos em papéis.
Mais uma vantagem está no fato de não ser preciso ter um espaço físico amplo para guardar os papéis. E claro, é possível acessá-los de qualquer lugar, de acordo com o sistema escolhido para a gestão de documentos digitalizados. Tudo isso se traduz em mais um benefício: muita economia para a sua empesa.
Como fazer a gestão de documentos digitalizados e seus arquivos
Mas como fazer a gestão de documentos digitalizados? Hoje em dia, existem diferentes maneiras. Uma delas é com um sistema de gerenciamento digital, que tem a função de armazenar, atualizar e compartilhar arquivos.
Além disso, o compartilhamento é feito conforme os níveis de acesso e privacidade que a empresa contratante estabelece. A plataforma oferece ainda a opção de ser personalizada para atender o cliente na medida certa. Outra forma é armazenar na nuvem os arquivos.
Diferente do software, nessa opção os documentos não ficam nos computadores da empresa ou mesmo no seu servidor. Mas sim, em um servidor fora da empresa. Desse modo, os arquivos são consultados a qualquer momento e a toda a hora, mesmo à distância.
Porém, para aumentar a segurança, no caso de optar por um software, é possível fazer um backup. Isto é, cópias de segurança na nuvem. Ou seja, ambos os tipos de gestão de documentos e arquivos podem se combinar.
Também existem boas práticas de gestão documental para contribuir com a tarefa. Entre elas, é possível citar a importância de haver um colaborador responsável pelo trabalho. Assim, não e corre o risco da gestão dos documentos ficar esquecida.
Afinal, essa é uma tarefa que, conforme a empresa, exige uma atenção diária. Por isso, outra dica é o responsável pelo serviço criar uma rotina com regras para o armazenamento e posterior consulta dos arquivos.
Nesse sentido, vale a pena nomeá-los de forma apropriada, a fim de facilitar a pesquisa. E claro, para um gerenciamento de documentos de sucesso não se esqueça de fazer com regularidade as cópias de segurança.
