A nota fiscal é um documento que deve ser emitido sempre que uma empresa vende um produto ou serviço. Ou seja, trata-se de algo que faz parte da rotina de qualquer tipo de negócio. E isso independente do seu porte e segmento de mercado.
Desse modo, como emiti-la deve ser de conhecimento dos profissionais responsáveis pelos trâmites fiscais do negócio.
Além disso, para simplificar a sua emissão e mesmo gestão, desde 2006 a nota fiscal se tornou eletrônica.
Essa medida, promovida pelo governo, exigiu que as empresas se adaptassem. Mas, também trouxe muita facilidade para a sua emissão, envio para clientes e para o governo. Hoje em dia, já é amplamente utilizada pelas empresas.
Até porque, agora, é obrigatória. E isso também contribui para que o governo tenha um maior controle sobre as atividades das empresas no país. Ficou interessado no assunto e quer saber mais? Então, continue lendo este artigo. E aprenda tudo a respeito do tema nos tópicos a seguir.
Para que serve a nota fiscal
Tipos de nota fiscal
Quem deve emitir notas fiscais
Como emitir o documento
Importância das notas fiscais
Para que serve a nota fiscal
Já que a nota fiscal deve ser emitida sempre que uma empresa vende um produto ou serviço, trata-se de um documento que registra as transações comerciais. Também serve para que o governo controle as vendas realizadas.
Esse controle é importante porque é a partir dele que o governo pode cobrar de maneira adequada os impostos da empresa.
Portanto, quando ela não é emitida ou é gerada incorretamente, o negócio pode ter problemas com a Receita Federal.
Ou seja, pode ter que pagar multas, além de sofrer outras penalidades. Assim, o documento é ainda um jeito de informar os detalhes da negociação com transparência. Essa é uma vantagem até mesmo para o consumidor.
Afinal, ao ter a nota fiscal do produto ou serviço que adquiriu, ele pode reclamar caso haja algum problema com os mesmos. Então, pode-se dizer que o documento também serve de comprovação.
Tanto que a empresa vendeu um produto ou serviço. Quanto para o consumidor comprovar o que ele realmente adquiriu. Inclusive, se houver discrepâncias com o item entregue ou com o serviço prestado. Além disso, a nota fiscal é importante para quando o produto comercializado está em deslocamento.
É por isso que o documento deve estar junto à mercadoria a qual se refere, quando for transportada. Desse modo, caso o veículo seja fiscalizado no percurso, ele indica que aquele produto foi vendido segundo a lei e está a caminho do comprador.
Tipos de nota fiscal
Também existem diferentes tipos de notas fiscais, conforme o tipo de venda realizada. Assim como o setor da economia da empresa. Veja a seguir quais são eles:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Como já dito, a NF-e já se tornou obrigatória para grande parte das empresas. Assim, ela é a mais comum em comparação à nota fiscal impressa. Também é o tipo utilizado quando ocorre a venda de um produto.
A sua emissão garante a cobrança adequada de alguns impostos. Entre eles, o IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados e o ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. Para tanto, nela devem constar todos os dados do vendedor e do comprador.
E por ser eletrônica, para ter acesso a ela, não é preciso imprimi-la. O consumidor pode acessá-la de maneira online. Após gerada, seus dados são encaminhados para a Secretaria da Fazenda estadual.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
As empresas que prestam serviços também devem emitir o documento.
Nesse caso, trata-se da nota fiscal eletrônica de serviços. E possui as mesmas características e vantagens da NF-e. No entanto, a diferença é que sobre ela incide o ISS – Imposto sobre Serviços.
Esse tributo é cobrado pelo município. Portanto, ao gerar a nota fiscal, todas as informações são encaminhadas para a prefeitura da cidade onde está sediado o negócio.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
O seu principal objetivo é o de substituir o cupom fiscal nas vendas realizadas pelo varejo. Por ser eletrônica, oferece as mesmas vantagens das demais. Inclusive, reduzir os custos dos contribuintes e otimizar o controle fiscal.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Esse documento é o que precisa estar com o produto vendido quando é transportado pelos Correios ou por uma transportadora até o cliente. Da mesma forma, também ajuda o processo de fiscalização nas rodovias por parte da Receita Federal.
Quem deve emitir notas fiscais
Embora todos os negócios sejam obrigados a gerar nota fiscal, existe uma exceção.
Assim, quem for MEI – Microempreendedor Individual não precisa emitir o documento. Desde que o seu cliente seja uma pessoa física e que o mesmo não queira o documento.
Mas se ele quiser, é possível emitir nota fiscal MEI, sem que haja a cobrança de impostos sobre ela.
Para clientes que são pessoas jurídicas, é preciso emitir a nota fiscal MEI, mas também não incidem os tributos. Nesse caso, ele pode optar pela nota fiscal avulsa.
Além disso, é preciso que a empresa emita o documento adequado, segundo o setor da economia ao qual pertence. Portanto, negócios que atuam na indústria e no comércio devem emitir a nota fiscal eletrônica.
E os que prestam serviços, a nota fiscal de serviço eletrônica. Como essa última é enviada para as prefeituras, ao contrário das demais, é normal que o seu layout seja diferente.
Ela varia conforme o município. No entanto, basicamente funciona da mesma forma.
Vale lembrar ainda que a empresa que deve gerar o documento e não fizer isso quando vender produtos e serviços está praticando sonegação fiscal. Trata-se de um crime que pode trazer muitos problemas para o seu negócio.
Como emitir o documento
Para emitir a nota fiscal eletrônica, é preciso que a empresa tenha um certificado digital. Ele deve estar vinculado ao seu CNPJ e funciona como uma assinatura digital. Sendo obtido com uma Autoridade Certificadora. O órgão tem o papel de comercializar os certificados.
O processo inicia com o envio dos dados da empresa de modo online para o órgão. Depois, é preciso comparecer presencialmente na Autoridade Certificadora para conferir as informações. E assim emitir o certificado.
Ao obter a assinatura digital, a empresa já pode realizar o credenciamento na Sefaz do seu estado. E basta usar um emissor de nota fiscal para começar a emitir as notas. Existem algumas opções gratuitas, como o emissor de nota fiscal Sebrae. Mas, em geral recomenda-se um emissor pago.
Isso porque ele costuma oferecer funções avançadas, que facilitam a emissão e gestão das notas fiscais eletrônicas. Já o processo de emissão pode variar de cidade para cidade, mas, em geral, conta com um trâmite semelhante.
Importância das notas fiscais
A emissão de nota fiscal não é importante apenas porque se trata de uma obrigação imposto pelo governo. Com ela, a empresa consegue acompanhar e controlar as entradas e saídas de produtos com mais eficiência.
Também ajuda a entender melhor a cobrança de impostos. Sem contar que muitos consumidores preferem adquirir itens de negócios que a emite, pois isso significa que tem mais segurança na sua compra. Afinal, com o documento é possível realizar uma troca se necessário.
E claro, as notas fiscais oferecem informações contábeis essenciais para que se faça a contabilidade da empresa de maneira apropriada. Já a versão eletrônica oferece ainda outros benefícios. Por não ser impressa, economiza-se tempo e dinheiro, além de papel. E o meio ambiente também agradece.
Assim, fica mais fácil seu armazenamento, consultadas e gerenciadas. Além disso, a NF-e reduz o risco de erros e enganos, pois o seu preenchimento não permite que isso ocorra. E a empresa pode até mesmo ter uma equipe mais enxuta para trabalhar com a emissão do documento.
