Saber como importar XML de NFe para a sua empresa pode ser uma tarefa bastante útil. Afinal, um arquivo XML refere-se a um documento fiscal eletrônico. Isso quer dizer que nele constam diferentes informações, as quais podem ser usadas em inúmeras finalidades.
Desse modo, ao importar XML, é possível obter esses dados de maneira eficiente. Ou seja, sem ter que ficar digitando cada uma das informações, documento por documento. Além disso, hoje em dia, consegue-se realizar a tarefa por meio de diferentes ferramentas, de maneira muito simples e prática.
Por consequência, existe uma série de benefícios para o seu negócio. Eles se referem tanto à maior rapidez obtida no dia a dia do seu negócio quanto à assertividade na hora de fazer escolhas e tomar decisões. Impactando até mesmo a lucratividade da sua empresa.
Então, ficou interessado no assunto e quer saber mais? Para tanto, continue com a leitura deste artigo e confira as informações presentes nos tópicos a seguir. Elas vão ajudar você a entender quando é necessário importar XML e como fazer esse procedimento com sucesso.
- Quando é preciso importar XML
- Vantagens de importar XML NFe
- Como fazer a importação XML.
Quando é preciso importar XML
A importação de XML é uma atividade útil em diferentes situações. Para entender melhor quando é preciso realizá-la, pode-se pegar como exemplo as notas fiscais eletrônicas de compra. Isto é, as emitidas pelos fornecedores do seu negócio.
Nelas, estão presentes dados variados, inclusive, quais são os itens que a sua empresa comprou. Assim como a quantidade de cada um deles e o seu valor. Portanto, ao importar XML para Excel ou mesmo para um sistema de gestão é possível obter essas informações sem ter que digitá-las.
A partir disso, você consegue nutrir o sistema empresarial com os dados necessários para promover uma série de controles. Entre eles, contas a pagar, contas a receber, estoque e vários outros, uma vez que com a entrada automática de informações no sistema há também uma atualização, contante dos dados.
Claro, isso vai depender do que consta no documento fiscal eletrônico importado, bem como para onde os dados são importados e dos controles que você costuma realizar no seu negócio.
Cadastro de fornecedores
Além disso, com um adequado importador XML é possível manter sempre atualizado o cadastro de fornecedores, produtos e clientes. E, o melhor, tudo isso acontece com apenas alguns cliques.
Você consegue ainda ter mais bem organizada a lista de itens adquiridos e o seu respectivo valor. Ao visualizar essas informações de maneira mais clara, pode-se até mesmo avaliar quais as melhores margens de lucro que cada produtos deve receber.
Ou seja, vale a pena importar XML para garantir uma precificação mais assertiva. Então, importar NFe garante total agilidade para a rotina da sua equipe. Afinal, se ela não tiver que ficar digitando um grande volume de informações todos os dias, pode aproveitar o horário de expediente de forma mais produtiva.
Vantagens de importar XML NFe
Como você já pode conferir, ao usar um importador de XML, a sua empresa pode desfrutar de inúmeras vantagens para o dia a dia do seu negócio. Entre elas, ganha destaque a automatização de processos.
Isso acontece porque com uma ferramenta adequada para importar XML, o trabalho de obter os dados dos documentos fiscais eletrônicos passa a ser realizado de modo automático. Dessa maneira, a sua equipe não precisa mais buscar informações nas notas fiscais uma a uma.
Atualmente, o mercado oferece diferentes sistema de gestão empresarial. Também chamados de ERPs ou Enterprise Resource Planning, eles consistem em sistemas integrados com variadas funções. Inclusive, a de “sugar” os principais dados de notas fiscais e outros documentos ficais.
Assim, após importadas, as informações são incluídas no banco de dados da empresa, o qual pode ser usado em distintas atividades dos setores do seu negócio. Para ter uma ideia das vantagens em importar XML Sefaz basta imaginar a quantia de documentos fiscais com os quais a sua empresa lida diariamente.
Não faça mais manualmente
Agora, pense que para conseguir as informações que eles possuem, uma ou mais pessoas teriam que passar horas e mais horas buscando de maneira manual os dados necessários. Imagine que mesmo com poucas notas fiscais por dia esse trabalho já seria bastante extenso.
Então, se uma empresa compra e vende diversos produtos diariamente e, por isso, armazena um grande volume de documentos, é quase impossível imaginar um profissional dando conta do recado sozinho.
E mesmo que fossem destinados outros colaboradores para essa atividade, ainda assim haveria muito a ser feito. No entanto, eles não seriam mais úteis em outras tarefas? E mais, esse trabalho monótono poderia ser executado de forma automática, com mais agilidade e, o melhor, sem o risco de haver erros.
Afinal, falhas humanas são comuns nesse tipo de atividade. Por consequência, outro benefício de importar arquivo XML é a economia, não só de tempo como também de dinheiro. Isso porque a praticidade que oferece permite que a sua equipe seja até mesmo mais enxuta.
E não é só isso, toda a gestão da empresa se beneficia, uma vez que há mais informações disponíveis e atualizadas para a tomada de decisões assertivas. Você deve saber que informação é poder, então, quanto mais, melhor.
Como fazer a importação XML
Se você se interessou por aderir ao método e deseja saber como importar nota fiscal XML, vale a pena organizar bem essa tarefa na sua empresa para que os resultados sejam realmente satisfatórios. Nesse sentido, existem algumas recomendações, que torna tudo mais eficiente.
O primeiro passo é organizar os diretórios de importação. Isso é necessário porque quando os dados são “sugados” para o seu sistema de gestão ou mesmo para o computador do seu negócio, é preciso criar um local adequado para que eles sejam armazenados.
Para tanto, crie uma pasta com um nome objetivo que indique o conteúdo que vai receber. Dentro dessa pasta, crie subpastas, de modo a separar as informações segundo os critérios definidos.
Uma dica é criar subpastas que indicam os anos e os meses das notas fiscais e demais documentos eletrônicos fiscais que serão importados. Mais um passo importante é definir como eles serão recebidas, no caso dos que são emitidos pelos seus fornecedores.
Se for por meio de um endereço de e-mail, deve os documentos sejam enviados sempre para o mesmo e que haja um colaborador responsável pela atividade. Além disso, é possível importar os documentos através do sistema gratuito da Sefaz.
Concluindo
Assim como de ferramentas gratuitas que estão disponíveis na internet. Nesse caso, entretanto, é preciso ter em mãos o arquivo XML. Já no site da Sefaz, você consegue também consultar as notas fiscais. Mais um cuidado é o de garantir que os arquivos XML estejam todos bem formados.
Em outras palavras, eles devem estar conforme o tipo de documento específico. Só desse modo as informações serão importadas da maneira correta. Uma forma de garantir isso é fazendo uma validação XML, sendo que há ferramentas próprias que funcionam como validador XML.
A partir de então, basta ao responsável por importar nota fiscal XML criar uma rotina para realizar o procedimento. Mesmo que haja um sistema que automatize o processo, cabe-lhe definir quando o trabalho deve ser feito.
